10.名刺の整理方法

突然ですが、皆さんは名刺交換をした後、どのように保管されているでしょうか。
名刺の保管方法は人によって違いますが、名刺が増えると整理が大変になってきます。

人によっては、名刺フォルダなどにまとめている方や机の中にまとめている方など様々だと思いますが、整理せずに保管していると探すのに時間がかかってしまいます。

では、どのように整理すると良いのでしょうか。相手からいただいた名刺ですので、きちんと整理をして大切に保管することをオススメします。

名刺交換した後に心掛けること

お客様と名刺交換した後は、事務所やご自宅に戻られたら早めに名刺交換した相手の情報や思ったことを名刺の余白部分に書き込むことを習慣付けると良いでしょう。

内容としては、名刺交換した日付、場所、用件、相手の特徴(見た目)などを記入しておくと、後日見直してもどのような人だったか思い出すことができます。

良くある落とし穴なのですが、日付は年までつけましょう。安易に月日だけですと、あっという間に一年が過ぎていつあったのかわからなくなってしまうこともあります。

名刺の整理方法の一例

名刺の整理(保管)方法には、名刺収納ケースや名刺フォルダなどがあります。うまく活用して整理(保管)してみてください。
ここでは、名刺収納ケースでの一例をご紹介します。

まず整理する前に用意して頂くものとして、名刺サイズの収納ケース。
整理方法やお持ちの名刺枚数を考慮してご用意ください。
これが無いとはじまりません。

  • 五十音順に分ける

五十音順に仕分け、名刺収納ケースにインデックスを用意し、整理(保管)される方が多いと思われます。その際は、同企業の方をまとめ、企業ごとで氏名の五十音順に並べ替える方もいらっしゃいます。

  • 年代・五十音順に分ける
    1. 年月ごとに仕分け
      まずは名刺を交換した年ごとに仕分けます。そうすることで、最近交換した名刺か、前に交換した名刺かを区別することができるので、整理もしやすくなります。
      名刺交換した年代が分からない場合は、年代不明の名刺収納ケースも準備しておくと便利です。
    2. 企業名ごとに仕分け
      年代別に分けたら、年代ごとに仕分けた名刺を各企業の五十音順に並べて変えていきましょう。
      大量に名刺に名刺をお持ちの方は、広いスペースを確保し整理をしてみてください。その際、大切な名刺を失くさないように気をつけてください。
      それぞれの年代に応じて、企業名を順番通りに並べることができればより探しやすくなります。
    3. 部署名で仕分け
      大きな企業の方と会われる機会が増えてくると、なかなかお目当ての担当者の名刺を見つけることができなくなってくることも多々あります。
      このような場合は、分けられた企業の中で、部署名でさらに細分化しておくと良いでしょう。
    4. 個人名で仕分け
      お客様によっては複数の方と名刺交換をされることもあります。
      お付き合いが長くなれば長くなるほど増えていくと思います。
      企業ごとに仕分けた後は、さらに個人名で五十音順に並び替えることで、必要な時にすぐ探し出すことができます。

名刺は定期的に整理しないとすぐに溜まってしまいます。常日頃から、名刺交換をした後には相手の情報等を記載して整理(保管)を心掛けましょう。

その他の方法

TVやネットの広告で、クラウドの名刺管理サービスをご覧になったことはないでしょうか?

最近の風潮として、企業としては名刺を会社の資産として一括管理するという流れもありそれを受けて、クラウド型の名刺管理サービスが広がりつつあります。

メリットは、会社の中の誰かが、特定の企業の人とつながりがあるかを簡単に確認できる点です。自分自身は知らなくても、たまたま交流会で会っていたり、親戚だったり、友達だったりする事が、取引のきっかけとなりうるわけです。

ただ、まるっきり逆で、会社内につながりを伝えたくない場合や(知ってはいるけど仲が悪いとか)、退職後の管理がどうなるのかなど、まだまだ整理が必要なケースがあるのも実状かと思います。

会社のポリシー、クラウドサービスのポリシーなど冷静に考えて利用しないといけないのも実際ですね。

留意点

名刺に関して、個人情報か、そうでないのかは、会社ごとによって考え方が違うケースがあります。先に述べたクラウドサービスもいい例ですが、名刺の扱い方、捨て方など、会社毎にやり方は違うものと考えてください。この為、名刺の整理代わりにスマホで写真を撮っておくという簡単なことから、相手の方が退職した場合の名刺の捨て方、自分が退職・転職する際の扱い方など、きちんと会社に確認をしてから対処を決めたほうが良いケースが増えていますのでご注意ください。